Grilling the PO: Auf dem Weg zu unserem eigenen KI-Setup

Was brauchen wir für unseren eigenen Weg?

Schon vor der Hackweek nutzten wir KI in der Softwareentwicklung, im Projektmanagement, im UX Design und im Business Development. Doch viele Erfahrungen blieben bei einzelnen Personen. Wer einen guten Workflow fand, nutzte ihn weiter. Wenn ein Tool floppte, verschwand es wieder. Als Organisation lernten wir zu wenig daraus. Uns fehlte ein gemeinsamer Ansatz.

In der Hackweek untersuchten wir deshalb, was wir brauchen, um KI systematisch in unsere Arbeit zu integrieren. Und das auf eine Art, die zu Zeilenwerk und unseren Werten passt.

Denn menschliche Zusammenarbeit, kritisches Denken und Kreativität bleiben für uns zentral. KI soll sie stärken, nicht ersetzen.

Wie das konkret aussehen kann, zeigt einer der Skills (AI-Workflow), die wir während der Hackweek entwickelten.

Ein konkretes Beispiel: Grilling the PO 🔥

Mit «Grilling the PO» kann ein Product Owner (PO) eine Feature-Idee frühzeitig mit dem tatsächlichen Stand eines Projekts abgleichen. Dafür beschreibt der PO das gewünschte Feature in natürlicher Sprache. In unserem Test griff der Agent auf die bestehende Codebasis sowie auf Informationen aus Confluence und Jira zu. Der Skill glich die Idee mit diesem Kontext ab und stellte gezielte Rückfragen: 

Wo fehlen Informationen? Welche Angaben widersprechen der bestehenden Software? Was gehört zum Feature und was nicht? Und welche fachlichen Entscheidungen muss der PO noch treffen?

Der Agent hält nur fest, was der PO bestätigt. Offene Punkte markiert er mit [TBD], damit sie im Kundengespräch näher ausgestaltet werden können, statt dass die KI selbst eine Antwort erfindet. In einem weiteren Schritt wird basierend auf Business-Wert und technischer Realität ein optimaler Schnitt der User Stories eruiert, um danach Vorlagen zu generieren für strukturierte User Stories, mit Kontext, Akzeptanzkriterien, technischen Hinweisen und klaren Abgrenzungen. 

Die richtigen Fragen früher stellen

In unserem Beispiel sollten Anwender:innen einer Fachapplikation Stammdaten künftig direkt in der Benutzeroberfläche bearbeiten können, anstelle eines Datenabgleichs über ein Drittsystem. Soweit so einfach. Beim Grilling tauchte dann aber die wichtige Frage zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen auf. Auch ein Feature, welches bisher in der Verantwortung des integrierten Drittsystems lag.

Der PO entschied, dass diese Änderungen künftig innerhalb unserer Applikation zeitlich nachvollziehbar bleiben müssen. Der Agent glich diesen Entscheid mit der bestehenden Codebasis ab und leitete daraus eine eigene User Story ab und schlug eine Abgrenzung vor, damit das Team die Story funktionell und zeitlich unabhängig von der eigentlichen Bearbeitungsfunktion umsetzen kann.

Mit «Grilling the PO» schreiben wir also nicht einfach schneller Tickets. Wir bringen fachliche und technische Abhängigkeiten früher zusammen.

So kommen Fragen, die sonst möglicherweise erst im Refinement oder während der Entwicklung auftauchen, bereits auf den Tisch, wenn der PO das Feature spezifiziert.

Das Team kann dadurch unnötige Iterationen vermeiden, Sprints zuverlässiger scopen und mit grösserer Zuversicht einen «Done» Zustand des jeweiligen Software-Inkrements erreichen.

Die Rollen bleiben klar: KI recherchiert, vergleicht, fragt nach und dokumentiert. Der Mensch bewertet, entscheidet und trägt die Verantwortung.

Vom einzelnen Workflow zur verantwortungsvollen Infrastruktur

«Grilling the PO» ist nur eines von mehreren Beispielen aus der Hackweek. Erste eigene Workflows und Agents laufen bereits in unserem Tagesgeschäft. Gleichzeitig bauen wir eine gemeinsame KI-Infrastruktur auf und entwickeln sie weiter. Unser Ziel: KI so in unsere Arbeit zu integrieren, dass sie zu unseren Sicherheits- und Qualitätsansprüchen, unseren Werten und unseren Nachhaltigkeitskriterien passt.

Wir müssen nicht jeden Harness selbst entwickeln oder betreiben. Aber wir wollen selbst entscheiden, welche Lösung wir für welche Aufgabe einsetzen. Und wechseln können, wenn eine andere besser zu uns passt. Dabei berücksichtigen wir auch den Ressourcenverbrauch: Viele Aufgaben brauchen kein High-End-Modell. Oft reicht ein kleineres Modell, manchmal eine klassische Automatisierung ohne LLM.

Auf dem Weg zu unserem Standard beschäftigen uns deshalb Fragen wie:

• Was sind die Auswirkungen auf die Nutzer:innen?
• Steigt die Qualität des Produkts oder der Arbeit?
• Schafft KI hier einen echten Mehrwert?
• Welches Modell erfüllt die Aufgabe?
• Auf welcher Infrastruktur soll es laufen?
• Welche Daten darf das System verarbeiten?

So entwickeln wir Schritt für Schritt einen Standard, der zu Zeilenwerk passt: qualitativ hochwertig, nachhaltig und möglichst souverän.

Wir sind unterwegs und teilen unser Wissen

Die Hackweek zeigte uns auf, was unser KI-Setup leisten muss. Jetzt führen wir die entstandenen Workflows zusammen, bauen unsere Infrastruktur weiter aus und entwickeln einen gemeinsamen Standard für Zeilenwerk.

Was wir intern lernen und aufbauen, bleibt nicht ausschliesslich bei uns. Die Workflows und technischen Grundlagen lassen sich auch an die digitalen Geschäftsprozesse unserer Kund:innen anpassen und in ihre Fachapplikationen integrieren.

Gibt es andere Agenturen, die an einem ähnlichen Punkt stehen? Uns interessiert, wie ihr agentische Entwicklungsprozesse nachhaltig aufbaut und dabei die Abhängigkeit von einzelnen Modellen und Anbietern begrenzt.

Credits
Der Grilling-Skill ist inspiriert von Matt Pocock.